홍콩기업이 갖추어야 할 회계장부와 증빙 > Business

홍콩에서 기업을 하다보면 여러가지 다양한 거래를 수반하게 되고 이때마다 증빙을 무엇으로 갖추어야 하는지 고민스러울 때가 있습니다. 때로는 회사운영시 적자가 예상되는 경우 과세소득이 발생하지 않기 때문에 비용항목을 충분히 정리하지 않아도 무방할 것처럼 생각이 드는 경우도 있습니다. 특히 새롭게 창업한 기업의 경우 회계관리를 어떻게 해나가야 할지 막막하게 느껴지는 경우도 있을수 있습니다.
적절한 회계처리와 관련 증빙의 체계적인 관리는 경영자로 하여금 올바른 의사결정을 할수있는 여러가지 관리지표를 제공하게 될뿐 아니라 은행등 회사의 재무제표를 요구하는 제3자에게 회사의 Professional image를 심어줄수 있습니다. 반대로 제무재표가 비정상적으로 관리되고 있는 경우 회사의 영업이 아무리 잘되고 있다하더라도 전문가의 제무제표에 대한 일견만으로도 회사의 관리에 많은 취약점이 있다는 것을 금방 알수 있을뿐 아니라 몇 가지 비율분석을 통하여 회사의 재무제표가 사실과 다르게 작성되었다는 것도 쉽게 인지할수 있습니다.
홍콩세무국(Inland Revenue Department)은 납세자로 하여금 거래의 사실을 입증할 수 있는 충분한 회계장부를 거래 발생일로부터 7년간 유지하도록 하고 있으며 이를 어기는 경우 HKD100,000 미만의 과징금을 부과할 뿐 아니라 세무실사시 납세자에게 불리한 쪽으로 과세소득을 추정하여 결정할수 있습니다.
홍콩세무국에서는 "A Guide to keeping Business Records"를 통하여 홍콩기업이 갖추어야 할 회계장부와 증빙들에 대하여 구체적으로 언급하고 있습니다. 내용이 조금 어려워 회계에 대한 기초지식이 없는 경우 전문가의 도움이 필요한 부분이 많은데 몇가지 중요한 사항을 tip형태로 살펴보고자 합니다.

은행거래의 기록
은행의 구좌개설의 명의는 반드시 회사의 이름을 사용하도록 하며 개인용도의 입출금과 명확히 구분되어져야 합니다. 그리고 모든 수입은 은행계좌에 정기적으로 입금을 하되 가가 거래별로 구분을 하여 입금이 이뤄짐으로써 사후적으로 Invoice와 일치를 시키거나 혹시 통합하여 입금하는 경우에는 반드시 Invoice에 입금일자를 기재함으로써 사후적으로 trace가 가능하게 하여야 합니다. 비용의 지출이나 자산의 구입은 가능한 cheque를 사용함으로써 건별로 지출이 식별되도록 하여야 합니다. cheque를 사용하여 비용을 지출할 경우, 상대방이 은행에 제시하여 지급을 척구하지 않은 경우 회사의 장부상 예금잔액과 bank statement상 잔고에 차이가 발생하므로 매월 차이분석을 통하여 미래 인출금액을 예상하여야 하며 회계상으로는 이미 인출된 것으로 회계처리하여 잔고에서 제거시켜야 합니다. 즉 회계상 cheque의 발행은 현금지급과 동일시함을 잊지 말아야 합니다.

소득에 대한 기록
소득의 기록을 위해서는 "source document"가 반드시 필요합니다. 업종별 다소 차이가 있지만 일반적으로 Invoice가 기초자료가 될수 있습니다. Invoice발행 시에는 반드시 일련번호를 부여하여 고객에게 교부하여야 합니다. 발행일자와 고객의 이름과 주소, 거레일자, 발생거래에 대한 성격, 가격, 수량, 합계금액이 기재되어야 합니다. 거래 발생후 물품이 반송되거나 서비스가 취소되는 경우 구두로 금액을 협의하기 보다는 credit note를 발행하여 내부적으로 수입을 취소할수 있고 고객에게는 수정지급의 근거를 마련해 주어야 합니다.

매입과 비용지출에 대한 기록
매입과 비용지출의 기록을 위해서는 다양한 "source document"가 있습니다. 내부증빙으로 cheque부표, diary book, invoice received가 있을수 있으며 외부증빙으로는 receipt, cash register tape receipt, credit card slip, monthly credit card statement가 있습니다. 한개의 거래에 여러가지 source documents가 발행될수 있는데 거래가 중복 기재되지 않도록 유의하여야 합니다. 때로는 거래가 발생했음에도 증빙을 수취하지 못하는 경우도 있을수 있습니다. 예를 들어 공공 교통요금, 시간제 주차요금 등입니다. 이때는 daily diary나 business trip report등이 충분한 증빙의 역할을 할수 있습니다.

자산에 대한 관리
회계상 자산의 기록은, 당 해 취득자산이 내용 연수동안 점차적으로 비용화된다는 점에서 일반적인 비용의 지출과는 성격이 매우 다릅니다. 회계상 결산조정을 통하여 감가상각비를 계상하기 위해서는 구입단가는 물론이고 구입을 위하여 들어간 stamp duty, agent commission, 운송비 등 부대비용도 모두 자산화시켜야 합니다. 그리고 감가상각비를 계산하기 위하여 자산의 취득연월이 반드시 기재되어야 합니다.
많은 소규모 기업의 제무재표를 보면 회사의 고정자산이 전혀 없는 경우를 발견할수 있습니다. 모두 비용처리 하였기 때문인데 회사의 회계담당자가 회계적 지식이 없거나 자산에 대한 관리가 허술하다는 느낌을 받을수 있으며 세무상으로도 조기에 비용을 계상함으로써 세금 과소납부의 위험이 있을수 있습니다.

결산 사항에 대한 고려
결산시 경영자는 연마감을 위하여 반드시 다음의 사항에 대하여 체크를 하여야 합니다.
- 재무제표에 계상된 자산의 시가가 장부가액보다 현저히 하락하지 않았는지 ?
(현저히 하락하였고 당분간 회복이 어렵다고 생각되는 경우, 결산으로 손실을 계상하여야 합니다)
- 연중 장부상 관리해온 재고자산의 수량은 실제 수량과 정말 맞는지 ?
(일년에 정기적으로 재고를 실시하여야 하며 특히 연말에는 반드시 재고실사를 통하여 장부와의 차이를 규명하여야 합니다)
- 재고자산의 시가와 원가와의 비교
(재고자산은 항상 시가와 원가 중 저가로 평가되어야 함을 주의하셔야 합니다)
- 회사 장부상 채권자와 채무자의 잔고가 당 해 거래업체의 자료와 실제 일치하는가 ?
(거래처에서도 일년에 한번씩 마감절차를 수행하는데 조회 확인 절차를 통하여 잔고를 상호간에 맞추어 보아야 합니다. 이 과정에서 많은 연중 오류들이 발견될수 있습니다.)
- 채권금액이 모두 회수가능한가 ?
(각 채권별로 연령분석을 해서 못받을 것으로 예상되는 금액에 대하여 충당금을 설정하여야 합니다)
- 감가상각 대상 자산에 대한 당해연도 감가상각비 산출액이 얼마인지 ?
(취득 연월일, 취득가액, 내용연수, 상각방법을 반영하여 연간 감가상각비를 산출하여야 합니다)

적절한 회계기록과 체계적인 증빙들의 정리는 경영자의 경영방침에 따라 영향을 많이 받습니다. 경영자의 방침에 따라 잘 관리된 재무자료와 이를 통해서 나오는 여러가지 관리지표들은 회사의 영업에 탄탄한 밑거름이 될수 있을 것입니다.

홍콩한인회 교민회보11월호에서 발췌